By Jeff Wuorio
หัวใจสำคัญก็คือการรักษาความยืดหยุ่นและการเฝ้าระวังเงินสดหมุนเวียน
ที่จริงแล้วการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจของคุณก็คือการเตรียมข้อกำหนดสำหรับอุปนิสัยในการใช้จ่ายและการเก็บออมของคุณเท่านั้นเอง เนื้อหาในช่วงต่อไปเราจะพูดถึงปัญหาพื้นฐานที่เกิดขึ้นกับการจัดทำงบประมาณส่วนใหญ่ รวมทั้งวิธีการบางอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถดำเนินงานภายใต้กรอบงบประมาณของคุณเอง รวมทั้งใช้งบประมาณให้เกิดประโยชน์สูงสุดอีกด้วย
1.ใช้เวลาในการศึกษา
การใช้ชีวิตกับการจัดทำงบประมาณถือเป็นการเรียนรู้อย่างหนึ่ง คุณต้องศึกษาว่าจะตัดค่าใช้จ่ายตรงจุดไหน เช็คที่คุณออกไปถึงเวลากำหนดจ่ายเมื่อไหร่ หรือต้องสำรองเงินสดเผื่อเอาไว้มากน้อยเพียงใด การจัดการกับเรื่องต่างๆเหล่านี้อย่างเชี่ยวชาญเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา แต่คุณสามารถเรียนรู้วิธีการปรับแต่งงบประมาณไปเรื่อยๆ จากนั้นสิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยป็นการเดาเพียงอย่างเดียวก็จะเริ่มกลายเป็นการคาดการณ์ที่แม่นยำมากขึ้นและกลายเป็นแนวทางที่มีประโยชน์มากขึ้นกว่าเดิม
2.เตรียมตัวรับมือกับการวางงบประมาณที่ผิดพลาด
เรื่องนี้สมควรเป็นกฎข้อแรกของการจัดทำงบประมาณ นั่นก็คือการวางงบประมาณก็คือการคาดเดาให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุดเท่านั้นเอง ตัวอย่างเช่นถ้าหากคุณวางงบโทรศัพท์ทางไกลเป็นจำนวนเท่ากันทุกเดือน แต่ทว่าใบเสร็จค่าโทรศัพท์กลับสูงกว่าที่คุณตั้งงบเอาไว้ร้อยละ 20 ติดต่อกันอย่างน้อยสามเดือน คุณจำเป็นต้องปรับงบค่าโทรศัพท์เพิ่มขึ้นอย่างร้อยละ 20 ถ้าหากค่าโทรศัพท์โดยเฉลี่ยต่ำกว่าที่คุณตั้งเป้าเอาไว้ คุณก็ควรจะลดงบค่าโทรศัพท์ลงตามไปด้วย ถ้าหากต้องการให้การจัดงบเป็นไปอย่างราบรื่น คุณควรที่จะโยกงบจากส่วนต่างๆไปมาตามความเหมาะสม
3.ทำงานอย่างยืดหยุ่น
เมื่อพูดถึงการวางงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กแล้ว การปฏิบัติตามงบที่วางเอาไว้ให้ได้มักขึ้นอยู่ว่าคุณพร้อมที่จะยืดหยุ่นมากน้อยเพียงใด ตัวอย่างเช่นถ้าหากรายได้ของคุณต่ำกว่าที่คาดเอาไว้ วิธีการที่เหมาะสมก็คือการตัดค่าใช้จ่ายเพื่อนำเอาเงินมาชดเชยรายได้ที่ขาดหายไป แต่ถ้าหากคุณทำรายได้สูงกว่าที่คาดเอาไว้ นั่นหมายถึงอาจได้เวลาที่คุณควรลงทุนซื้ออุปกรณ์ที่ดีกว่าเดิมได้แล้ว
4.เฝ้าระวังเงินสดหมุนเวียน
ถ้าหากคุณต้องการใช้จ่ายตามงบที่วางเอาไว้ให้ได้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินสดที่เข้าบริษัทมีมากพอที่จะชดเชยเงินสดที่จ่ายออกไปหรือไม่ คุณต้องคอยเฝ้าดูรายรับอย่างใกล้ชิด เพื่อสร้างความมั่นใจว่าคุณมีเงินสดมากพอที่จะชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากบริษัทของคุณมักจะจ่ายเงินล่าช้าเป็นประจำ
5.ทำงบอนุรักษ์นิยม
เมื่อคุณตั้งงบประมาณ คุณควรกำหนดตัวเลขค่าใช้จ่ายให้สูงเกินจริง และตั้งรายได้ให้ต่ำกว่าความเป็นจริง นอกจากนั้นแนวทางนี้ยังถือเป็นนโยบายที่ดีที่จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าเงินสดหมุนเวียนของคุณจะเพียงพออยู่เสมอ คุณควรหามาตรการประหยัดงบโดยใช้วิธีต่างๆ อาทิเช่นการกำหนดแผนการโทรศัพท์ การเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่มีราคาถูก และวิธีการอื่นๆที่จะช่วยแบ่งเบาภาระที่ส่งผลกระทบต่อรายรับของคุณ
6.อดออมให้เป็นนิสัย
ความไม่แน่นอนของการจัดทำงบประมาณ (ทั้งในแง่ของรายได้และค่าใช้จ่าย) ถือเป็นอุปสรรคใหญ่ที่สุดในการเอาตัวรอดและประสบความสำเร็จของธุรกิจขนาดเล็กทุกราย แม้ว่าการตัดค่าใช้จ่ายให้มากที่สุดอาจเป็นความคิดที่ดีก็ตาม แต่คุณก็ควรหาทางเก็บรายได้ส่วนหนึ่งเอาไว้เสมอ ถ้าหากเป็นไปได้ คุณควรหักเงินส่วนหนึ่งจากรายรับทุกรายการแล้วนำไปฝากบัญชีธนาคารเอาไว้ เงินก้อนนี้ไม่เพียงแต่มีประโยชน์ต่อค่าใช้จ่ายที่แน่นอนอย่างการเสียภาษีเท่านั้น แต่เงินก้อนนี้ยังอาจเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บริษัทของคุณอยู่รอดต่อไปได้ เมื่อมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดหมายเกิดขึ้น แต่ในทางตรงข้ามถ้าหากคุณคิดที่จะเริ่มธุรกิจในอนาคต จงเริ่มอดออมได้แล้ว เงินที่คุณเก็บสำรองเอาไว้นี้อาจจะช่วยคุณได้ในแบบที่คุณคาดไม่ถึงมาก่อนก็เป็นได้
7.ตรวจสอบงบประมาณทุกเดือน
นี่เป็นเรื่องที่เราให้ความสำคัญอย่างมาก คุณต้องตรวจสอบงบประมาณเป็นประจำทุกเดือน รวมทั้งตรวจสอบเงินสดหมุนเวียน เพื่อสร้างความมั่นใจว่าคุณมีเงินทุนเหลือมากพอที่จะรับมือกับค่าใช้จ่ายได้หรือไม่ ถ้าหากคุณปฏิบัติตามเทคนิคข้อที่ 2 และปรับแต่งงบประมาณอยู่ตลอดเวลาอยู่แล้ว คุณน่าจะมีเงินทุนฉุกเฉินเพื่อรับมือกับค่าใช้จ่ายรายเดือนอยู่แล้ว คุณควรนำเงินก้อนนี้มาใช้เมื่อมีค่าใช้จ่ายบางรายการสูงกว่าที่คุณคาดเอาไว้ และเมื่อคุณมีรายได้เข้ามาอย่างไม่คาดหมาย คุณก็ต้องกันรายได้ที่เกินมาเก็บเอาไว้ด้วย
การตั้งงบประมาณขึ้นมาแล้วหาทางปฏิบัติตามงบที่วางเอาไว้ให้ได้ จัดเป็นการสร้างวินัยทางการเงินที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่คุณไม่ควรกังวลมากเกินไป ถ้าหากคุณจะใช้จ่ายเกินงบที่วางเอาไว้ในบางครั้งเพื่อแลกกับบางอย่างที่คุ้มค่ามากกว่า เนื่องจากโดยปกติคุณไม่สามารถวางงบประมาณสำหรับการจัดสัมมนาแบบฉุกเฉินหรือการเดินทางไปยังนิทรรศการบางแห่งที่ช่วยให้คุณมีโอกาสพบกับลูกค้าชั้นดีได้ ถ้าหากคุณเข้มงวดกับตัวเลขงบประมาณมากเกินไป คุณอาจจะหมดโอกาสใช้จ่ายในสิ่งที่จำเป็นก็ได้ ถ้าหากคุณยอมเสียเวลาจัดทำงบประมาณขึ้นมา คุณควรปฏิบัติตามงบที่วางเอาไว้ เพราะถ้าหากคุณไม่ได้ทำตามนั้น คุณจะพลาดโอกาสได้รับผลดีต่างๆอย่างที่คุณวางแผนเอาไว้
